Успешная конференция — как ее организовать?

02.10.2017

Конференции служат разным целям. Кому-то они нужны для поднятия статуса компании, а кому-то для поддержания корпоративных традиций. В любом случае мероприятие не должно быть скучным.

На первом этапе нужно определиться с его организатором. При подготовке акцент делается на тему конференции и ее целевую аудиторию. Организация конференций в Москве проводится профессионалами, имеющими соответствующую подготовку согласно заданной тематике.

Конференция призвана дать следующую развернутую информацию:

• состояние отрасли с аналитикой и прогнозами на будущее;
• потенциальные возможности отношений с партнерами, представителями власти, экспертными службами, поставщиками и клиентами;
• опыт, наработанный фирмой;
• аналитические отчеты, литературу по теме, список участвующих и доклады по материалам конференции.

Подготовка мероприятия может длиться довольно продолжительное время, включая в себя следующие шаги:

• определить тему и целевую аудиторию;
• разработать программу проведения и пригласить спикеров;
• продвигать конференцию посредством рекламы и средств массовой информации;
• организовать сам процесс, выбрав площадку для выступлений, организовав питание и соответствующее техническое оформление;
• после проведения необходимо информационно поддержать делегатов, опубликовать информацию о событии.

Основным моментом проведения заседания конференции является ее тематика. Она должна иметь много граней, затрагивая интерес каждого из участников, но главное — заседание должно состояться в «правильный» момент.

Немаловажную роль играет грамотный выбор спикера. Оратор должен донести до внимания слушателей доклад, состоящий из тем, освещающих общую ситуацию в отрасли и на рынке, и грамотно провести дальнейшее обсуждение вопросов, затронутых на конференции.

Недопустимо мероприятие, содержащее максимум рекламных данных и минимум реальных цифр и фактов. Лицо, отвечающее за организацию проекта, должно заранее информировать докладчика о теме и содержании информации, наиболее интересной для слушателей, что позволит завладеть вниманием и доверием аудитории.

Успешной, конференцию можно назвать в том случае, если она соответствует следующим требованиям:

• строго придерживается временного регламента;
• рассмотрение общеотраслевых задач перетекает в обсуждение проблем каждого участника рынка;
• основной доклад переходит к обсуждениям и дебатам.